2018/05/04発行 ジャピオン965号掲載記事


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津山恵子さん
ジャーナリスト

本紙のコラムに始まり、さまざまなメディアの記事や書籍を執筆している津山さん。スケジュールは不規則だが、「締め切りはほぼ毎日ある」そうで、その管理術が気になるところだ。

スケジュール管理はグーグルカレンダーからスタート。前日と朝にアラートが出るように設定し、それを見て1日の時間配分を考える。メールやSNSのチェックに始まり、掃除、ジムでの運動、楽器の練習に至るまで、個々のタスクは30分、1時間など時間を決め、それぞれスマホのタイマーをセットして行う。「一つのことを時間内に切り上げるのがポイント」だ。

同時に、本の執筆などの長期のゴールは、紙に書いて貼り出しておく。「覚える単語や、『肌の保湿』など寝る前にやることも、付箋に書いて壁に貼っています」と津山さん。「デジタルでもアナログでも、とにかく書いておくことで、メールの山にも埋もれずに気付くことができます」。

クリーニングやメールの返事など、仕事以外の「やることリスト」も、ざっとメモに書き出して持ち歩く。

「終わったものから消して、全部消したら次のメモを作ります。全部消さないと次に移れないので、作業の先延ばしを避けることができるんです」

また、ニューヨーク生活の攻略法として、「街中を効率よく移動するのが、時間セーブのコツ。時には歩いた方が早い場合もありますから、柔軟に対応しましょう!」とアドバイスをくれた。

ニューヨーク在住歴約15年。東京都出身。共同通信社記者など、ジャーナリストとして30年の経験を持つ。本紙ビジネスコラム「ハートに刺さるニュース解説」他、多数のメディアで、米社会、経済について執筆している。近著に「教育超格差大国アメリカ」(扶桑社)。(www.instagram.com/keikoworld


奥西正人さん
テクノロジービジネススペシャリスト

テクノロジーの専門家である奥西さんだが、スケジュール管理は、デジタルだけでなくアナログも併用している。

「仕事のスケジュールは、ベスト・セルフ社(www.bestself.co)のプランナー『ザ・セルフ・ジャーナル』を使い、お客さまとのアポにはグーグルカレンダーを使っています」

起床後、スマホを見る前にまずジャーナルを開くのが奥西さん流。このジャーナルは1冊13週分で、13週間の総合ゴールの設計、週ごとのマイルストーン(節目)設定や振り返り、そして日ごとの詳細なタスク管理ができるようになっている。「その日に達成したいゴールやタスク、タイムラインを書き込むことで、自分の目標にフォーカスできます」。作業が片付き次第、チェックマークを描くことで、残っている予定も把握しやすくなる。

グーグルカレンダーは、アポの相手に招待メールを送ることで予定を共有。変更も一度にできるので時間の短縮につながり、重宝していると語る。

タスク処理にはオンライン無料ツール「トレロ(Trello)」を使用。個人タスクからプロジェクト管理までできる優れものながら、シンプルなUI(ユーザーインタフェース)が特徴だ。

「ズルズル作業をこなすのではなく、目標を定めることがプライベートとの両立につながります」と奥西さん。「限られた時間を大事に、目標達成のためのマイルストーンを毎日立てていくことで、より仕事に結果が出ると思いますよ」。

ニューヨーク在住歴14年。大阪府出身。2015年にミートアップ「JAPANNYC Starups」を立ち上げ、翌年、ビジネスおよびテクノロジーコンサルタントを手掛ける「RISING STARTUPS」社設立。スタートアップ企業の交流を目的とした「IF Conference」も主催。(www.risingstartups.co


戸塚憲太郎さん
アートディレクター

日米にあるhpgrpギャラリーを中心に、2カ国を股にかけて仕事をする戸塚さん。「スケジュールを管理する際は、時差に無理がないように気を付けています」と語る。

そんな戸塚さんは、タスクとスケジュール、どちらもデジタル管理派だ。

「不規則なスケジュールは、iPhoneの内蔵アプリのメモに書きします。そうするとMac(パソコン)のメモも自動的に同期されるので、記入漏れがありません。そして、書いた内容はグーグルカレンダーにコピーします。グーグルカレンダーは、特に日本のスタッフとの共有に便利ですね」

場所を選ばずにアップデートや同期が可能なデジタルツールで、多忙な毎日の時短を実現している。

また複数の展示会やプロジェクトを同時進行することもあるため、ミーティングの予定がある時は名前や会社名だけでなく、案件が分かるように簡単にメモ書きも添えるように心掛けているとか。

タスク管理もメモで統一。「タスク分けを気にせずとりあえず記入し、後で整理する」ことで、時間のロスを防ぐ。

「仕事とプライベートは二つの別のこととして考えず、自分の一つの人生として捉えます。『両立』というイメージすら持たない」のが、戸塚さんの流儀だそうだ。

読者へのアドバイスも、シンプルに「早起きすること」。できることはその日にすべてやることが、戸塚さんの充実したライフスタイルのポイントのようだ。

ニューヨーク在住歴通算9年。北海道出身。美大を卒業後、アッシュ・ぺー・フランスに入社。以降、11年にわたってアートディレクターとして活動。2017年から、チェルシーの日本画専門ギャラリー「郷さくらギャラリー」のコンサルティングディレクターも務めている。(www.instagram.com/kentaro_totsuka


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