2017/06/23発行 ジャピオン921号掲載記事

スペシャリストに聞く

④従業員ハンドブック

今月のテーマ:米国における雇用・人事労務管理

文化、習慣、法律も違う海外で暮らす上で頼りになるのはスペシャリスト。日常生活を送る上で必要となる、また気になるテーマについて、さまざまなジャンルのスペシャリストたちに話を聞く。


今回は、雇用開始の手続きや初日に行うペーパーワーク、「従業員ハンドブック」の重要性、従業員の分類などについて聞いた。さらに、移民政策によって、会社は今後どのようなことに注目していくべきかも解説してもらった。



一般的な人材採用の流れは理解できました。それでは、雇用開始時の手続きについて教えてください。

 署名入りのオファー・レターを受け取った後に雇用開始日を迎えます。初日は、会社の中の案内や業務内容の説明、必要な機器のセットアップ、人事労務面では各種ペーパーワーク(「FormI-9」や「Form W-4」の記入・受け取りなど)や給与支払いのセットアップなどの事務的な手続き、会社の規程(従業員ハンドブック)について説明することが重要です。



「従業員ハンドブック」とは?

 会社における雇用・労働に関するさまざまなルールが記載されたもので、日本の就業規則のようなものと理解すればよいでしょう。従業員にとっては自分の権利・義務を知るためのツールであり、会社にとっては一貫性をもって公平に従業員を処遇するために必須のツールです。

 一般的に、従業員ハンドブックには雇用機会均等の遵守や差別・ハラスメントの禁止などの法律・規制に加え、就業時間や休憩時間、給与支払いや残業代、休暇や休業、福利厚生、安全・衛生、電子機器の使用、問題が起こった際の対処など、人事労務に関して幅広く記載されます。



給与支払いや残業代のルールは、従業員の分類によって異なりますか?

 従業員の分類にはフルタイムとパートタイムという分類と、「Ex- empt」と「Non-exempt」という分類があります。前者は一定の勤務時間で分類するため分かりやすいですが、後者は「Exempt」か「Non- exempt」かによって給与支払いの頻度や残業代の支払いの有無が変わってきます。「Non-exempt」は時給制で残業代が発生しますが、「Exempt」は勤務時間に関わらず固定給制で、残業代は発生しません。

 これらは連邦法の「Fair Labor Standards Act」で規定されています。最低賃金も同法で規定されていますが、会社の判断だけで「Exempt」か「Non-exempt」かを決定することはできません。さらに、ニューヨーク州には独自の法律があるため、会社は連邦法と州法の両方を守らなければなりません。



「Exemptにも最低賃金はありますか。

 あります。Non-exemptでは「最低賃金(MinimumWage)」と言いますが、Exemptでは「Salary Threshold」と言い、週給ベースで金額が設定されています。両方ともニューヨーク州では昨年12月31日から新しい金額が適用開始になっているので、それらの金額以下の従業員がいる場合は、早急に対処しなければなりません。



雇用や人事労務関連で新しい話題は?

 新政権の今後の移民政策の動向によっては、日本からの派遣社員や米国市民以外を雇用している日系企業には、ビザ(査証)の取得が困難になるなどの影響が想定されます。医療保険制度改革(通称、オバマケア)の改廃法案の動きにも注目する必要があるでしょう。

 最後に、日本では「働き方改革」の名のもと、長時間労働の改善、ダイバーシティーマネジメントや労働生産性向上、いかに労働者の健康や満足度を高めるかといった議論や動きが活発になってきていると思いますが、米国においてはその辺りは進んでいると感じます。

 実際、企業では法律・規制を守ることはもちろん、評価・給与・福利厚生などの各種人事制度を各社の実態に合わせて整備していることが一般的です。それらの雇用・人事労務に関する総合的な取り組みがあるからこそ、従業員が積極的にビジネスに貢献し、健全で強い組織ができるのだと考えます。

〈おことわり〉
 当社は記事内容に関して一切の責任を負いかねます。詳細は各専門家にご相談ください。



SPECIALIST

三ツ木良太さん

シカゴ生まれ。学習院大学法学部を卒業後、日本電信電話株式会社(NTT)、ニューヨークに本社を置くコンサルティング会社を経て、2009年からHRM Partnersに在籍。各地の商工会等での数々の講演・セミナーを行い、日系紙でのコラム連載、組織・人事労務管理等に関する記事も多数執筆。

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